Hệ thống thông tin công chứng là thành phần quan trọng trong Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử. Hoạt động công chứng truyền thống sẽ tích hợp dần những thay đổi từ hệ thống thông tin mạng quốc gia nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ công về công chứng trong việc phòng ngừa tranh chấp và ổn định trật tự xã hội. Trong bài viết này, các tác giả cung cấp một số khía cạnh khác nhau về công chứng điện tử dựa vào đặc trưng về bản chất, vai trò của hệ thống công chứng Latin, cùng với kinh nghiệm của một số quốc gia trên thế giới, đặc biệt là các quốc gia trong cùng hệ thống; từ đó đưa ra những kiến nghị nhằm hoàn thiện Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi).

1. Cơ sở lý luận về công chứng điện tử

1.1. Một số luận giải lý thuyết về công chứng điện tử

Hệ thống công chứng Việt Nam đã được xây dựng và thực hiện theo mô hình công chứng Latin từ rất sớm, mô hình này đã chứng minh được tính hiệu quả trong vai trò phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ bên yếu thế góp phần ổn định trật tự xã hội đối với các giao dịch, hợp đồng, hành vi pháp lý mà pháp luật buộc phải công chứng. Trong bối cảnh phát triển của công nghệ thông tin (CNTT), yêu cầu cấp thiết phát triển Chính phủ số, hệ thống công chứng Việt Nam từng bước tích hợp công nghệ kỹ thuật số, chuyển đổi số hoạt động công chứng truyền thống trong việc thực hiện nhiệm vụ, vai trò của mình là một việc làm tất yếu.

Công chứng viên (CCV) được cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm nhằm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (Điều 2 và 3 Luật Công chứng năm 2014). Văn bản công chứng, chứng thực được coi là chứng cứ nếu việc công chứng, chứng thực được thực hiện theo đúng thủ tục do pháp luật quy định (Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015).

Liên minh Công chứng quốc tế (UINL) đã gợi ý các phần quan trọng tạo nên hành vi xác thực (authentic act) của CCV gồm[1]: 1) Văn bản công chứng (VBCC), tài liệu xác thực phải được lập hoặc soạn thảo, xác nhận bởi cơ quan công quyền hoặc người được ủy nhiệm từ Nhà nước; 2) Tài liệu được soạn thảo như là một tài liệu xác thực; 3) Tuân thủ quy trình, thủ tục pháp lý (legal procedure); 4) Tính xác thực của các thông tin liên quan khác; 5) Tính bền vững (Permanence); 6) Tăng tính có hiệu lực. Với nội hàm về tính xác thực do UINL khuyến nghị như trên thì Luật Công chứng năm 2014 và thực tiễn công chứng tại Việt Nam đang tiến đến hoàn thiện các nội dung của khuyến nghị này.